Mit der neuen WEG-Reform treten viele Änderungen in Kraft, insbesondere das Thema Digitaliserung nimmt hier Fahrt auf. Das betrifft auch die WEG-Versammlungen, Stichwort: Digitale Eigentümerversammlung. Künftig ist eine Teilnahme per Video- oder Online-Schaltung erlaubt, Eigentümer müssen nicht mehr vor Ort sein, um persönlich präsent zu sein und ihr Stimmrecht wahrzunehmen. Die technischen Rahmenbedingungen, um sich via PC, Notebook oder Tablet zu beteiligen, sich zu Wort zu melden oder abzustimmen, müssen vom Verwalter und der Eigentümerversammlung geschaffen werden. Neben der Handware spielt dabei die Software eine entscheidende Rolle.
Mit HV2000 einen Schritt weiter
HV2000, unsere digitale Hausverwaltung, ist dafür schon ausgelegt. Sie bietet alles aus einem Guss – von der testierten Finanzbuchhaltung über das Baubuch und der Kontaktverwaltung über Analysen und Abrechnungen bis hin zur automatisierten, digitalen Einladung zur WEG. Das Besondere dabei: keine Schnittstelle, alles ist nahtlos integriert und Datenschutz-konform. So wird das Verwalten einfach, kostensparend und effizient. Und natürlich bietet HV2000 auch die Möglichkeit, Eigentümerversammlungen ganz flexibel zu organisieren. Sowohl vor Ort also auch online/digital, hybrid sagen wir dazu. Denn beides ist möglich und muss schon in der Einladung zur WEG ermöglicht werden. Der Versand erfolgt dabei je nach Wunsch über den Postversand oder über einen automatisierten Online-Prozess. In der Anmeldung können sich Eigentümer entscheiden, ob Sie lokal vor Ort oder digital teilnehmen wollen.
Die digitale, hybride Eigentümerversammlung – unsere Lösung
Wir nutzen für unsere Lösung kein Videoconferencing-System, nicht ZOOM, Microsoft Teams, Cisco WEBEX oder GoToMeeting, wir nutzen eine professionelle Videoübertragungstechnologie für die Teilnehmerpräsenz vor Ort und verknüpfen sie mit der rechtskonformen Abstimmung und Beschlussfassung. Für Verwalter bedeutet das: Sie können eine Versammlung planen, die Tagesordnung erstellen und die Teilnehmer zur digitalen Eigentümerversammlung postalisch oder über unseren automatisierten, digitalen Prozess einladen. Alle Dokumente und Unterlagen werden als individuelles Paket online mitverschickt bzw. sind über unser etg24-Portal abrufbar. Für die Teilnehmer an der digitalen Eigentümerversammlung wird der Liegenschaft eine aktuelle Eigentümerliste mit den entsprechenden Stimmrechtsanteilen zugeordnet. Die Software übernimmt in der Versammlung den strukturierten Ablauf für den Online-Prozess. Als Verwalter erteilen Sie den Eigentümern das Wort – und zwar nacheinander in der Reihenfolge der Wortmeldung. Nach Ende der Diskussion zum jeweiligen Tagesordnungspunkt starten Sie die Abstimmung und warten dann nur noch auf die Stimmabgabe. Die Berechnung des digitalen Abstimmungsergebnisses übernimmt die Software automatisch. Natürlich sind wir mit HV2000 auch in diesem Bereich rechtskonform und DSGVO-konform. Weiterer Vorteil: Die Software für die hybride (stationäre und digitale Teilnahme) Eigentümerversammlung wird in führenden europäischen Rechenzentren gehostet und ist als cloudbasierte Lösung 24/7 einsatzbereit und immer up-to-date. Und natürlich stehen im Nachgang alle relevanten Dokumente online den Teilnehmern zur Verfügung.
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