Sie müssen im Vorfeld Lösungen recherchieren, die einen reibungslosen und strukturierten Ablauf ermöglichen und rechtskonform sind. Hier sind pure Lösungen, die sich auf die Durchführung der Tagesordnung einer WEG-Versammlung konzentrieren, in der Regel sinnvoller. Videokonferenzsysteme wie ZOOM, Teams, Webex oder GoToMeeting sind nicht zu empfehlen, da sie zu umfangreich sind und die Durchführung eher erschweren. Ein Beispiel ist die Chatfunktion: Für den WEG-Verwalter bietet diese Funktion keinen Mehrwert. Es macht eine geordnete Abwicklung nur komplizierter, wenn sich alle untereinander und unstrukturiert austauschen können. Auch sollten Sie darauf achten, dass die Lösung DSGVO-konform ist, Abstimmungen rechtssicher verarbeitet werden, die Redefreiheit auch für Online-Teilnehmer ermöglicht wird oder eine Portokollfunktion hat.

Für eine WEG-Versammlung, die die Online-Teilnahme ermöglich soll, brauchen Sie neben der richtigen Softwarelösung im Kern eine gute Internetverbindung, Computer, Kamera, Mikro und Bildschirm. Für größere oder hybride Versammlungen ist ein Laptop nicht die Lösung. Der Bildschirm ist deutlich zu klein, die Teilnehmer vor Ort werden die Online-Teilnehmer kaum erkennen können. Zudem ist auch die Klangqualität in der Regel weder für die Teilnehmer vor Ort als auch die Online-Teilnehmer nicht ausreichend. Hier gibt es Komplettsysteme und Anbieter, die Ihnen Hardware für jede Raumgröße zusammenstellen. Gerne unterstützen wir Sie bei dieser Frage.

Nach der Durchführung und Beendigung der WEG-Versammlung muss ein Protokoll bzw. eine Niederschrift von allen gefassten Beschlüssen sowie den Versammlungsort und die Zeit vom Verwalter angefertigt werden. Das Protokoll muss von drei Personen (Verwalter, Beiratsvorsitzender und weiteres Beiratsmitglied bzw. zwei Wohnungseigentümer) unterzeichnet werden. Das vollständige und unterzeichnete Protokoll muss kurz nach der Versammlung allen Eigentümern zugestellt werden. Ab Versammlungsbeendigung beginnt eine 4-wöchige Widerspruchsfrist der Eigentümer gegenüber den gefassten Beschlüssen. Thema Beschlusssammlung: Unmittelbar nach der Versammlung müssen alle Beschlüsse in chronologischer Reihenfolge eintragen werden. Wird keine Beschlusssammlung geführt, können Sie als Verwalter fristlos abberufen und der Verwaltervertrag fristlos gekündigt werden. Gerade durch die Erweiterung um die Möglichkeit einer Online-Teilnahme müssen die Systeme auch hier eine möglichst einfache Protokollierung dieser Beiträge rechtssicher ermöglichen.